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特别注意要在电源打开的状态下进行操作。因为重新更换墨盒后，打印机将对墨水输送系统进行充墨，而这一过程在关机状态下将无法进行，使得打印机无法检测到重新安装上的墨盒。另外，部分打印机使用内部的电子计数器对墨水容量来进行计数的（特别是在对彩色墨水使用量的统计上），当该计数器达到某个值时，打印机判断墨水尽。而在墨盒更换过程中，打印机将对其内部的电子计数器进行复位，从而确认安装了新的墨盒。特别要防止在关机状态下自行换下旧墨盒，更换上新的墨盒。这种操作
传真机要避免受到阳光直射、热辐射，及强磁场、潮湿、灰尘多的环境，或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机应暂停使用，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。而在放置位置上，应当将其放置在室内的平台上，左右两边和其它物品保持一定的空间距离，以免造成干扰和有利于通风，前后方请保持三十厘米的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。
用户要减少频繁开关机的数量，因为每次开关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。另外，传真机在打印过程中，用户不要打开纸卷上面的合纸舱盖，如果真的需要先按停止键以避免危险。同时打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛。因为传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。
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