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对于准备进入GRS体系的原料有相应的原料声明来证明。原料回收商或中间商使用的原料是通过不同供应商处收集并加入GRS体系中,则GRS原材料声明文件来证明,并载明以下内容:
-被认证公司的名称和地址;
- GRS声明的实体单位签字;
-供应商的名字和地址以及对应的原材料数量;
-原材料供应商遵守当地劳动法规的声明文件;
这些文件能在原材料进入下一产链或终产品过程中的可追溯性。
收到GRS认证的产品或GRS认可的原料,受认证公司有义务检查:
-包装或容器随附的单据是否提供了要求的具体内容;
- GRS受认证产品或者有GRS声明的原料的总体状况和/或质量;
- GRS受认证产品或者有GRS声明的原料的数量;
-原料供应商遵守当地法规。
参与认证的公司明确地记载检查结果。如果检查时,对相关产品是否遵守规则产生怀疑，则只有等到怀疑解除且证明符合上述规则,可以开始对该产品进行处理。在此之前该产品不得卸货,除非对之采取严格的隔离措施。基于以上GRS的管理,以整个生产线的完整性。
该回收产品的生产厂家和/或收集者从对进入GRS体系的GRS原材料(或者产品)的供货商处取得一张书面的声明书并对之进行验证(该声明须和合同相关联)。
原材料来源于可证实的或私人回收标准,并提供相关文件表明相关认证已进行,并被批准加入到受认证体系中。这些产品均被视为合法的GRS声明原料。
受认证公司制作GRS文件系统计划,该计划应对整个过程进行说明，包括风险点和流程图。
原材料以及产品(半成品)的规格说明应进行记录,并且相关人员可以及时获取。
任何外部的储存场所应视为工厂设施的一部分,所以适用工厂设施的规定同样适用于该储存场所。
受认证公司需审核员可以从事以下事项:
a、对所有交付给某特定单位原料的源头、来源、性质、数量以及使用情况进行追踪;
b、对所有离开某特定单位的产品的源头、来源、性质、数量以及目的地进行追踪;
c、对所有内部废料的源头、来源、性质、数量以及目的地进行追踪;
d、对于备产的GRS材料的来源、性质、数量、添加剂,用于制造的物质和成分进行检查。包括对源自认证和非认证来源的材料的比率的计算,对消费前废料和消费后废料的比率以及采购的数量和在受认证公司自己的资源数量比率的计算。
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