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为了减少招标文件的倾向性，根据通过使用要求和使用目的确定货物档次，建议采用同档次产品开展市场调查进行比较，或向有水平的行业咨询，找出各匹配产品质量、性能、价格等差异所在。
以规范的文字，把采购的目的、要求、进度、服务等描述得简捷有序、准确明了。使有兴趣参加投标的所有投标人都能清楚地知道需要提供什么样的货物、服务才能满足采购需求。不允许使用大概、大约等无法确定的语句，不要委婉描述，不要字句堆砌，表达上的含混不清，会造成理解上的差异。不要在某一部分说清楚了的事，又在另外章节中复述，弄不好，可能产生矛盾，让投标人无所适从。如对设备的软件问题，也应根据需要合理提示，以防在签约时出现价格问题。
招标书写作是一种严肃的工作，要求注意：
(1)周密严谨。招标书不但是一种“广告”，而且，也是签订合同的依据。因而，是一种具有法律效应的文件。这里的周密与严谨，一是内容，二是措辞。
(2)简洁清晰。招标书没有必要长篇大论，只要把所要讲的内容简要介绍，即可，切忌没完没了地胡乱罗列、堆砌。
(3)注意礼貌。这时涉及的是交易贸易活动，要遵守平等、诚恳的原则，切忌盛气凌人，更反对低声下气。
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