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因为标书制作的软件多种多样，包括各种预算软件、施工组织设计软件，还有各种图形软件，文档编辑软件等等。纸制标书都能够通过打印机打印成物理纸张，那么，电子标书也应该通过某种技术转换成可以像物理纸张那样可读的电子文件格式，且与纸制标书具有相同的外观表象（清晰美观、内容一致），而不依赖于这些软件本身。
标书（bidding documents）是由发标单位编制或委托设计单位编制，向投标者提供对该工程的主要技术、质量、工期等要求的文件。标书是招标工作时采购当事人都要遵守的具有法律效应且可执行的投标行为标准文件。它的逻辑性要强，不能前后矛盾，模棱两可；用语要精炼、简短。标书也是投标商投标编制投标书的依据，投标商对标书的内容进行实质性的响应，否则被判定为无效标（按废弃标处理）。标书同样也是评标重要的依据。标书一般有至少一个正本，两个或多个副本。
方面为机床的基本要求。基本要求主要描述设备用途，设备的加工对象，如需附图纸，作为附件附在后面。为了维护企业的商业秘密可根据加工工艺和精度要求另设计招标标用加工图纸。这部分是是，是技术部分的核心，要详细描述生产大纲、被加工产品的材料、重量、外型尺寸及设备的各种功能要求。基本要求中还应描述加工节拍，生产单位工作时间、能耗等。基本要求还应说明对噪音、三废、环保、劳保等要求。
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