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以规范的文字,把采购的目的、要求、进度、服务等描述得简捷有序、准确明了。使有兴趣参加投标的所有投标人都能清楚地知道需要提供什么样的货物、服务才能满足采购需求。不允许使用大概、大约等无法确定的语句,不要委婉描述,不要字句堆砌,表达上的含混不清,会造成理解上的差异。不要在某一部分说清楚了的事,又在另外章节中复述,弄不好,可能产生矛盾,让投标人无所适从。如对设备的软件问题,也应根据需要合理提示,以防在签约时出现价格问题。
公平竞争是指招标文件不能存有歧视性条款。只有公平才能吸引真正感兴趣、有竞争力的投标厂商。招标文件不能含有歧视性条款,采购监管部门对招标工作的监管重要的任务之一就是审查招标文件中是否存有歧视性条款。当然技术规格要求制定得过低,看似扩大了竞争面,实则给评标带来了很大困难,评标的正确性很难体现,后选择的结果可能还是带有倾向性。
由于项目的特殊要求需要提供出合同条款,如支付方式、售后服务、质量、主保险费及投标企业资格文件等,这部分要求的提出也要合理。验收方式和标准应采用我国通用的标准,或我国承认的国外标准、欧洲标准等。
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