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询标可以采用书面文件来往的方式，也可以采用当面口头沟通的方式。但无论采用何种方式，询标结果以书面形式固定下来。从合同法的角度来说，询标过程如涉及实质性问题的更改，就成为一个邀约和反邀约的过程。该过程的有效结果采用书面形式固定，作为合同订立的基础资料和依据，甚至成为合同的组成部分。否则空口无凭，会给合同的正确履行带来很大的困难。
在投递投标书之前，应详细检查投标书内容是否完备。要重视印刷装帧质量，使工程业主或采购代理能从投标书的外观和内容上感觉到投标人工作认真、作风严谨。递送方式可以邮寄或派专人送达。后者比较好，可以灵活掌握时间，例如在开标个小时送达，使投标人根据情况，临时改变投标报价，掌握报价的主动权。邮寄投标文件时，一定要留出足够的时间，使之能在接受标书截止时间之前到达工程业主或采购代理的手中。对于迟到的投标书，业主或采购代理将原封不动退回投标人，这样的例子在实际工作中也是很多见的。
有些投标人会擅自修改招标文件中规定的一些法定代表人授权书、投标函、开标一览表等文件的格式和内容。而实际上招标文件中的重要内容都是招标方经过反复讨论、总结的结果，可以说每个字都有特定作用，招标方是不允许擅自修改的。投标人如果认为招标文件中的一些文件格式、内容确有不妥，应在投标前与招标方联系沟通，甚至可以提出质疑，但绝不能擅自修改后进行投标，这点投标人也务必注意。
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