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扫描功能同样是复印功能的一种延展，相较于普通的扫描仪，数码复合机的功能更加面向文档扫描，没有片面追求扫描分辨率和色深，但对于文档中的文字和图片扫描完全没有问题。
其扫描速度、批量扫描能力、双面扫描能力又是普通扫描仪所无法比拟的。文档电子化：文档电子是数码复合机扫描功能的拓展，堆积如山的各种文档和票据保存和管理是很多办公室头痛的问题，利用数码复合机的扫描功能可以快速将这些文档电子化，以电子文件的方式保存在计算机中，分类、检索后再输出都非常方便，而且可以改善文件处理、传送流程，是提高办公效率的一个重要发展方向。
表面覆有光导材料的底基多数为圆形，称为光导鼓，也有些是平面的或环形带形式的。以等倍复印时，原稿的扫描速度与光导体线速度相同。光导材料在暗处具有高电阻，当它经过充电电极时，空气被电极的高压电所电离，自由离子在电场的作用下快速均匀地沉积在膜层的表面上，使之带有均匀的静电荷。
光导体接受从原稿系统来的光线曝光时，它的电阻率迅速降低，表面电荷随光线的强弱程度而消失或部分消失，使膜层上形成静电潜像。经过显影后，静电潜像即成为可见像。
复印技术的发展很快，光导材料的性能不断提高，品种日益增多；复印机在控制性能方面不断改进，多数机器能自动和手动进纸，有些还能自动双面复印；复印机的应用范围日益扩大，各种新技术的不断采用，使它已逐渐超出单纯按原样复制文件和图纸的范围。
复印机已经与现代通信技术、电子计算机和激光技术等结合起来，成为信息网络中的一个重要组成部分。在近距或远距的数据传输过程中可作为读取和记录信息的终端机，是现代办公自动化中不可缺少的环节。
