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招标文件的目的是通知潜在的投标人有关所要采购的货物和服务，合同的条款和条件及交货的时间安排。起草的招标文件应该所有的投标人具有同等的公平竞争机会。根据单一项目招标文件的范围和内容，文件中一般应包含：项目的概括信息；技术规格客观性的设计文件；投标的样本表格；合同的一般和特殊条款；技术规格和数量清单，在一些特殊情况，还应附有性能规格，投标金保函，预付款保函和履约保函的标准样本。
招标书又称招标通告、招标启事、招标广告，它是将招标主要事项和要求公告于世，从而招使众多的投资者前来投标。一般都通过报刊、广播、电视等公开传播媒介发表。在整个招标过程中，它是属于使用的公开性文件，也是具有周知性的文件。
为了减少招标文件的倾向性，根据通过使用要求和使用目的确定货物档次，建议采用同档次产品开展市场调查进行比较，或向有水平的行业咨询，找出各匹配产品质量、性能、价格等差异所在。
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